Guide Cockpit utilisateur Licence avancée

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  • Qu'est-ce que l'interface Cockpit ?

    Cockpit est notre interface de gestion des licences téléphoniques, de ses principales fonctionnalités.

     

    Cockpit dispose de deux niveaux d'accès :


    • Un premier niveau : Cockpit utilisateur qui permet à chaque utilisateur de paramétrer sa ligne comme le renvoi d’appel, ses musiques, ses contacts personnels mais également ses équipements. Cette accès dispose également de deux types d'affichage, simple ou avancé, qui dépend du besoin ou non de gestion de règles et horaires.

    • Un second niveau : Cockpit administrateur qui permet à un administrateur de paramétrer l'ensemble du scénario de son parc (utilisateurs, groupes d’appels, le SVI, les paramètres réseaux, équipements, rapports... )


    URL de connexion :
    A noter que l'identifiant et mot de passe est le même pour se connecter sur Cockpit ou Speek. Un non administrateur ne pourra pas se connecter sur l'interface administrateur. 

  • Vidéo de présentation - Cockpit - Licence avancée


  • Gestion des règles et horaires

    La gestion horaire permet de définir un planning hebdomadaire composés de 4 périodes différentes, et de jouer un scénario d’appel spécifique sur chacune de ces périodes. Le paramétrage se fait en 4 étapes :

     

    1-1 - Rendez-vous dans le menu "Jours spéciaux" afin de sélectionner des jours dans le calendrier où une règle devra s'appliquer. 

    1-2 - Vous avez la possibilité d'appliquer tous les jours fériés à l'avance en cliquant sur le bouton "Appliquer les jours fériés". Sélectionnez la ligne, puis cliquez sur "Ok" 

    1-3 - Puis cliquez sur le bouton "Appliquer"

     

    2 -1 Rendez-vous dans le menu "Heures hebdomadaire" afin de sélectionner des périodes où des règles devront s'appliquer chaque semaine. 

    2-2 Choisissez de créer un planning vierge ou cliquez sur "Un exemple d’emploi du temps que vous pouvez personnaliser"

    2-3 Chaque couleur correspond à une période (la zone blanche est également une période configurable).

    2-4 Cliquez sur "Zoom avant " pour travailler au quart d’heure.

    2-5 Sélectionnez une période dans la colonne de gauche et renommez-la si besoin.

    2-6 Cliquez et glissez sur le planning pour définir la plage horaire.

    2-7 Cliquez sur "Ajouter" pour enregistrer la période.

    3-1 - Depuis le menu "Règles" sélectionnez "un ensemble de règle" 

    3-2 - "Ajouter une nouvelle liste de règle" pour créer des règles

    3-3 - Les icônes ✕ permettent de supprimer une règle.

    3-4 - La règle "Normal" est une règle par défaut et ne peut être ni renommée ni supprimée.

    Nous vous conseillons de nommer vos règles comme vos périodes pour simplifier leur association.

    3-5 - Créez ou sélectionnez une règle dans la colonne de gauche puis cliquez sur "Modifier"

    • Faire sonner mon téléphone en utilisant : Il est possible de choisir la sonnerie que vous souhaitez utiliser dans ce cas particulier. Ce changement de sonnerie ne s'applique que sur les postes fixes et DECT. La sonnerie de speek se configure directement dans l'application.

    • Renvoyer vers : "Entrer un numéro" interne au centrex (court ou long) ou externe (fixe ou mobile).

    • Renvoyer vers la boîte vocale : L’appelant sera renvoyé directement vers la boite vocale de l’utilisateur.

    • Mettre un message de rejet et refuser l’appel : Diffuse un message de refus puis raccroche l'appel.

      « La personne que vous essayez de joindre n’accepte pas vos appels actuellement. »

    • Demander à l'appelant de dire son nom avant que je n'accepte l'appel :

      L'appelant enregistre son nom avant que votre téléphone ne sonne. Vous choisissez ensuite d'accepter ou non l'appel.

      « Veuillez patientez nous recherchons votre correspondant. Après la tonalité veuillez enregistrer votre nom. Lorsque vous avez terminez appuyez sur #. Merci nous traitons votre appel. Appuyez à n’importe quel moment sur 0 pour abandonner la recherche et vous renvoyer vers la boite vocale. »

      "Pour prendre l’appel appuyez sur 1. Pour renvoyer l’appelant vers la boite vocal appuyez sur 2. "

    • Faire sonner plus d'un téléphone en même temps ou séquentiellement :

      Vous avez la possibilité de faire sonner une ou plusieurs ligne téléphone (internes ou externes) simultanément ou séquentiellement jusqu’à 120 secondes maximum.

      Pour chaque ligne supplémentaire vous pouvez choisir quand commencer la sonnerie et quand la terminer.

      Tous les téléphones cesseront de sonner aussitôt que quelqu'un aura répondu à un téléphone.

      Si vous ne répondez pas ou toutes vos lignes sont occupés, soit l’appel sera renvoyer vers la messagerie vocale ou vers un numéro de téléphone interne ou externe.

    • Demander à l'appelant de dire son nom avant de faire sonner plus d'un téléphone en même temps ou séquentiellement : Cette fonction cumule les deux fonctionnalités précédemment évoquées.

    3-6 - Choisissez la configuration souhaitée et cliquez sur " Terminer"

    3-7 Cliquez sur "Appliquer " pour enregistrer vos modifications.

    4 - Dans le menu "Sommaire" Sélectionnez "Traiter selon l'heure ou jour". Associez chaque règle, dans les menus déroulants, à la période qui apparaît à côté. Puis "Appliquer"

     

  • Mettre en place un renvoi d’appel permanent

    La fonction "Ne Pas Déranger" n’est pas disponible en tant que telle sur la licence avancée, mais son comportement peut être reproduit via un paramétrage manuel.

    Il est ainsi possible de renvoyer les appels vers la messagerie vocale ou vers un autre numéro.

     

    1 - Rien de plus simple, cliquez sur le bouton vert "Disponible pour les appels" 

     

    2 - Sélectionnez "Ne pas déranger"

    Pensez à remettre la règle en place pour récupérer de nouveau les appels

     

  • Paramétrer votre place le pré-décroché

    Le pré-décroché permet de diffuser aux appelants une bande audio personnalisée en attendant que l’appel soit décroché. A ne pas confondre avec la musique d'attente que les interlocuteurs entendent lorsque l'appel est mis en attente après avoir décroché. Vous pouvez convertir le fichier audio sur https://g711.org/ en sélectionnant l’option High Definition WAV (16Khz, Mono, 16-Bit PCM).

     

    1 - Depuis la page d'accueil cockpit, cochez "Utiliser une sonnerie de retour personnalisée" puis cliquez sur "Enregistrer"

    2 - Cliquez sur "Enregistrer" puis sur "Télécharger..." pour injecter votre nouveau fichier. Vous pouvez également enregistrer en live votre message. 

    3 - Une fois le message ajouté, cliquez sur le bouton "Télécharger" puis "Sauvegarder"

     

  • Paramétrer votre messagerie vocale

    La messagerie vocale permet à vos interlocuteurs de vous laisser un message si vous êtes injoignable. Vous pouvez enregistrer jusqu’à 2 messages vocaux en sélectionnant le menu "Personnel" ou "Absence prolongée" (pour une fermeture exceptionnelle par exemple). 

     
    Vous pouvez convertir le fichier audio sur https://g711.org/ en sélectionnant l’option High Definition WAV (16Khz, Mono, 16-Bit PCM).

    1 - Depuis la page d'accueil cockpit, cliquez sur le bouton "Paramètre de message"

     

    2 - Cliquez sur "Messages d'accueil de la boîte vocal" 

    3 - Dans le menu déroulant, sélectionnez "Personnel" ou "absence prolongée". Ce dernier permet d'avoir un message sans possibilité à vos interlocuteur de laisser un message vocal sur votre répondeur

    4 - Cliquez sur "Enregistrer" puis sur "Télécharger..." pour injecter votre nouveau fichier. Vous pouvez également enregistrer en live votre message. 

    5 - Une fois le message ajouté, cliquez sur le bouton "Télécharger" puis "Sauvegarder"

     
     

     "Désactivation du code PIN" permet de sécuriser ou non l'accès à la lecture des nouveaux messages vocaux par le biais d'un code PIN. 

     

    1 - Décochez la case pour activer le code PIN

    2 - Cliquez sur "Changement du code PIN de la messagerie vocale"

    3 - Renseignez directement le nouveau code PIN entre 4 et 20 chiffres

    4 - Puis cliquez sur le bouton "Confirmer"

     

     

  • Consulter votre messagerie vocale

    Vous pouvez consulter vos messages vocaux en composant 123 depuis votre poste téléphonique. Vous pouvez également le faire depuis votre interface cockpit.

     

    1 - Depuis la page d'accueil cliquez sur le bouton "Messages et appels" Vous avez d'ailleurs le nombre de nouveau message en attente de lecture

    2 - Vos messages apparaîssent directement avec l'ensemble des informations (horodatage, appelant, temps...). 

    3 - Pour écouter un message, cliquez directement sur le bouton play

    4 - En cliquant sur le bouton  de la flèche bleue vers le bas vous pourrez lancer un certain nombre d'action comme télécharger le fichier ou encore envoyer un email.

     

  • Consulter votre journal d’appel

    Le journal d’appel vous permet de visualiser les appels reçus, manqués et sortants. Vous pouvez également les exporter en format csv ou supprimer votre historique.

     

    1 - Depuis la page d'accueil cliquez sur le bouton "Messages et appels" Vous avez d'ailleurs le nombre de nouveau message en attente de lecture

    2 - Rendez-vous dans les différents onglets (appels manqués, sortants et reçus). Vos différents appels apparaîssent directement avec l'ensemble des informations (horodatage, appelant, temps...). 

     

  • Créer une liste de contacts personnels

     

    La liste des contacts personnels ne peut être consultée que par l’utilisateur. Vous pouvez les créer de manière unitaire ou via un import de fichier csv. Vos contacts personnels se trouvent automatiquement dans le répertoire votre poste téléphonique.

     

    1 - Depuis la page d'accueil, cliquez sur le bouton "Contact" 

    2 - Cliquez sur "Nouveau contact".

    3 - Remplissez les champs puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder" 

    4 - Renouvelez l'opération ou bien effectuez un import en masse en cliquant dans un premier temps sur le contact déjà créé puis en cliquant sur le bouton "Exporter" pour avoir le template à respecter. 

    5 - Une fois rempli (1000 max), sauvegardez au format CSV puis injectez votre fichier en cliquant sur le bouton "importer" 

    6 - En cas de doublon détecté, sélectionnez si vous désirez écraser, dupliquer ou ignorer le contact. Puis cliquez sur le bouton "importer" 

     
     

  • Configurer votre téléphone

    En tant qu’utilisateur, vous pouvez personnaliser les touches de fonction sur votre poste téléphonique via votre interface cockpit. 

     

    1 - Dans le bandeau bleu, cliquez sur "Mes numéros" puis "Paramétrer les touches"

    2 - Sélectionnez l'équipement concerné

    3 - En générale, la première ligne n'est pas personnalisable et concerne les touches fixes du téléphone. Déroulez le menu suivant ainsi que la ou les touches à configurer

    4 - Cliquez sur le menu déroulant des touches programmables. En général, 5 actions sont possibles : 

     
    • Ligne : Les touches de ligne permettent de gérer plusieurs appels simultanés. Chaque touche correspond à une ligne. Les touches clignotent lorsqu’un appel arrive et permettent de basculer facilement d’un appel à l’autre.
    • Supervision avancée : La touche de supervision permet de voir le statut d’un collègue, de l’appeler, de lui transférer des appels et d’intercepter ses appels lorsqu’elle clignote.
    • Numérotation abrégée : La touche de numéro abrégé permet d’appeler rapidement des numéros externes à la solution de téléphonie (mobile, client, fournisseur...)
    • HotDesking Log Out : Les touches de ligne permettent de gérer plusieurs appels simultanés. Chaque touche correspond à une ligne. Les touches clignotent lorsqu’un appel arrive et permettent de basculer facilement d’un appel à l’autre.

    5 - Une fois les informations renseignées, cliquez sur le bouton "Sauvegardez les modifications"

     

  • Appeler en Masquer

    Une fois activée, cette fonctionnalité s'appliquera sur tous les appels sortants.

     

    1 - Rendez-vous dans le menu "Paramètres d'appel"

    2 - Cliquez sur "Appeler en numéro masqué"

    3 - Puis validez en cliquant sur "Appliquer"

     

  • Réinitialiser le mot de passe

    En cas de perte/oubli du mot de passe, il est possible de réinitialiser le mot de passe. Pour récupérer votre mot de passe, il est nécessaire qu’une adresse mail soit renseignée au préalable dans la plateforme Atlas.

     

    ATTENTION : speek et cockpit utilisent le même mot de passe et la réinitialisation se passe de la même manière.


    1 - Lorsque vous êtes sur la page de connexion, cliquez directement sur "Réinitialiser le mot de passe"

    2 - Renseignez votre numéro de téléphone ou adresse mail

    3 - Vous recevrez ensuite un mail avec une URL dans le corps du mail qui vous invite à saisir un nouveau mot de passe.